Las oficinas son espacios en los que pasamos una gran cantidad de horas trabajando. Su distribución debe estar pensada al detalle para así evitar distracciones o limitaciones de movimientos. Además de atender a la decoración, es preciso prestarle atención a la organización del espacio concreto en el que se desenvolverá la actividad: la mesa. Para eso, es conveniente echar mano de organizadores y otro tipo de material de almacenaje que ofrecen marcas especializadas como Kaiser Kraft.
Antes de ponernos manos a la obra es conveniente analizar bien cómo se van a organizar todos los elementos, ya que saber dónde va cada documento, utensilio u objeto nos ahorrará tiempo en el futuro y nos permitirá aumentar nuestra productividad.
Priorizar los elementos
Para distribuir las zonas de almacenaje es muy importante analizar qué elementos van a ser los que más usemos. De esta forma, guardaremos cerca de la mesa de trabajo libros y documentos de consulta, para que non tengamos que desplazarnos en exceso para alcanzarlos. Igualmente, los documentos o útiles que non empleemos con normalidad, pueden guardarse en los cajones o cajas de almacenaje que se encuentre más distantes a nosotros.
Es muy común mezclar los elementos sin tener en cuenta el uso que hacemos de ellos. Esto es un error que puede obstaculizar el correcto desarrollo del trabajo.
Distribuir los elementos en contenedores de almacenaje
Una vez marcado un orden de prioridades, es fundamental determinar dónde se van a guardar. Lo ideal es instalar estantes de oficina en los que ir colocando ordenadamente cada elemento. También es una buena idea echar mano de cajas de almacenaje de plástico, que se pueden integrar en los muebles de la oficina. Así mismo, los archivadores son muy útiles y se pueden colocar encina de la mesa para tener siempre a mano los documentos más importantes
En el caso de los cajones, es posible integrar unos separadores para que permanezcan ordenados y que no se mezclen.
Apostar por productos prácticos
Además de mantener la oficina ordenada, es conveniente contar con elementos que faciliten el día a día. En el caso de la organización de citas, eventos, reuniones, entregas, etc., y sobre todo de las tareas recurrentes, un artículo altamente recomendable son los paneles de planificación, que permiten tener una visión global de la agenda de forma inmediata. Por otro lado, existen también paneles que funcionan como pizarras y que son muy útiles para explicar proyectos, desarrollar ideas, hacer notas…
La estética es muy importante
La imagen de una oficina debe de estar estudiada al detalle. Además de contribuir a la consecución de una buena atmósfera en la que se sientan cómodos los trabajadores, las oficinas son la carta de presentación de una marca.
Incluir la presencia de plantas en la oficina hará que el ambiente sea más cálido y nos dará una imagen de frescura. Tratar de crear una cierta armonía entre los colores y las tonalidades del mobiliario, las paredes y los elementos decorativos, transmitirán una imagen de profesionalidad.
Por otro lado, hacer uso de expositores permitirá enseñar los productos y servicios en los que trabajamos.
Me gusta este articulo, aunque para mi no es aplicable a todos los servicios y productos. Pero me encanata igualmente. Voy a seguir buscando en tu blog, seguro que encuentro algo.